Como organizar una sala de reuniones

La creación de una sala para una reunión sienta las bases para las interacciones que se realice durante la misma, por lo que es una consideración importante para la planificación. La disposición de la mesa debe basarse en función de la reunión. En otras palabras, primero es necesario definir el objetivo de la reunión, para luego hacer tu mesa y la disposición de los asientos en consecuencia. Desde nuestra sala de reuniones en Granada, os explicamos  algunas pautas a seguir que te ayudarán a decidir qué configuración es mejor para cada tipo de reunión.

1.-Determinar el propósito de la reunión teniendo en cuenta el nivel de formalidad y los papeles de liderazgo.

2.-Si es una presentación se utilizan mesas rectangulares y si el espacio es limitado una mesa cuadrada.

3.-Lo mejor es tener mesas móviles que se adapten a las necesidades.

4.-Para una reunión informal con personas del mismo rango lo mejor es poner mesas circulares para que se vean todos los participantes.

5.-Para organizar una reunión formal hay que seguir los siguientes pasos:

 

– Organización del encuentro

Antes que nada conviene hacerse una pregunta: “¿es realmente necesario organizar una reunión para este tema?”.

Una vez tomada la decisión, hay que determinar el número de personas que asistirá y hacerles llegar la invitación, preferiblemente por un medio escrito y con antelación suficiente, por ejemplo 15 días si se trata de citar a gente que tiene que desplazarse desde otra ciudad, aunque dependerá de la agenda y la situación de cada empresa.

Una recomendación: cuanta más gente vaya más se eternizará el encuentro, así que conviene no citar más que a la gente imprescindible. Días antes del encuentro, conviene confirmar por teléfono la asistencia de cada uno de los invitados.

Además de la lista de personas, también hay que establecer una duración estimada de la reunión, indicar un orden del día y establecer un lugar para el encuentro, en una sala acondicionada al efecto. Todo ello debe venir bien explicado en el documento de citación que se remita a cada participante de la reunión.

– Preparación de la sala

Si no se dispone de una sala de reuniones apropiada siempre se puede recurrir a un CENTRO DE TRABAJO O CENTRO DE EMPRESAS que disponga de espacios habilitados y totalmente acondicionados para obtener un ambiente adecuado. Dependiendo de la reunión, se podrá necesitar que haya conexión a Internet, enchufes suficientes, pizarra, proyector o equipo para videoconferencias.

El mismo día de la reunión hay que revisar previamente la sala, comprobar que los equipos de iluminación, sonido y equipo informático funcionan sin problemas y que el mobiliario esté correctamente dispuesto. Asimismo hay que poner junto a cada asiento agua y vasos. Si el horario de la reunión lo aconseja, se puede preparar algo de café y aperitivos, bien antes del encuentro, o como descanso.

– Desarrollo de la reunión

La brevedad es importante, para que el acto no se no eternice. Por ello conviene llevar un orden del día y seguirlo a rajatabla, procurando no desviarse de los temas tratados y en todo caso dejando para más tarde o para otra reunión posterior los temas secundarios que puedan surgir.

Si no es la primera reunión en torno a un mismo tema, se puede empezar haciendo recapitulación de las cuestiones tratadas y los acuerdos a los que se llegaron anteriormente. Es aconsejable que uno de los participantes, o varios turnándose si así se cree oportuno, en la reunión actúe a modo de secretario, llevando un borrador de informe sobre el desarrollo de la misma.

Al final se deja listo un pequeño informe de decisiones y, si es necesario, se establece la fecha de la siguiente reunión.

– Fase posterior

Con más tranquilidad, se pasa a limpio el borrador de informe sobre la reunión. Asimismo, se procura dejar en buenas condiciones la sala utilizada, y se organizan los preparativos para el siguiente encuentro, dando comienzo de nuevo al proceso.

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